Registro REPSE: qué debe revisar la empresa que contrata
Registro REPSE visto desde quien contrata: qué verificar antes de firmar, qué documentos pedir en cada pago y qué pasa con su deducción y su IVA si no lo hace.
Si su empresa contrata un servicio especializado, la ley le pide comprobar que el proveedor tiene un registro REPSE vigente ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) cada vez que le paga, y recabar copia de sus pagos de nómina, impuestos, IMSS e Infonavit. Si no lo hace, su empresa no puede deducir el gasto ni acreditar el IVA de esas facturas, y responde solidariamente por las obligaciones del proveedor con los trabajadores que le prestaron el servicio.
Lo que sigue es la revisión desde el lado del contratante: qué mirar antes de firmar, qué expediente armar después y cuánto cuesta no tenerlo.
¿Qué servicios exigen que el proveedor tenga registro REPSE?
Los servicios u obras especializados que no forman parte de su objeto social ni de su actividad económica preponderante. La Ley Federal del Trabajo (LFT) prohíbe la subcontratación de personal, es decir, que otra empresa ponga trabajadores propios a disposición de la suya (artículo 12), y solo permite la de servicios especializados cuando el contratista está inscrito en el padrón público de la STPS (artículo 13, ambos en la redacción del DOF del 23 de abril de 2021, vigente según el texto de la LFT con última reforma del 14 de mayo de 2026 publicado en diputados.gob.mx).
Para una subsidiaria de un grupo extranjero hay un matiz importante: los servicios complementarios o compartidos que le presta otra empresa del mismo grupo empresarial también cuentan como especializados, siempre que no formen parte de su objeto social ni de su actividad preponderante (artículo 13, segundo párrafo, LFT, y artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación). Si una empresa hermana en México le presta servicios administrativos con su propio personal, el registro le aplica igual.
Qué verificar en el padrón antes de contratar
Antes de firmar, consulte al proveedor en el padrón público del portal REPSE de la STPS (repse.stps.gob.mx) (opción «Consultar Padrón», sin necesidad de firma electrónica). La consulta muestra el folio, la razón social, el número y año del aviso de registro, la vigencia y los servicios u obras que el proveedor tiene autorizados. Revise tres cosas:
- Que el registro esté vigente. La LFT obliga a renovarlo cada tres años y permite a la STPS negarlo o cancelarlo en cualquier momento si el proveedor deja de cumplir (artículo 15).
- Que el servicio que usted contrata sea uno de los registrados. Un proveedor registrado para mantenimiento industrial no queda cubierto si lo que le presta es vigilancia o limpieza.
- Que el servicio no coincida con su propio objeto social ni con su actividad preponderante. Ese punto lo revisa usted contra su acta constitutiva y su operación real: el padrón no lo puede revisar por usted.
Guarde la impresión o captura de la consulta con su fecha. Después, el contrato debe constar por escrito, señalar el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores que participarán (artículo 14 LFT). En la guía de contratos mercantiles verá qué otras cláusulas conviene revisar.
Qué documentos debe pedir al proveedor y cuándo
La revisión no termina al firmar: la ley pide verificar el registro REPSE cuando se efectúa cada pago y recabar un expediente por periodo. Estas son las obligaciones del contratante, según la Ley del ISR (LISR) y la Ley del IVA (LIVA) vigentes publicadas en diputados.gob.mx (LISR con última reforma DOF 1-abr-2024; LIVA, DOF 12-nov-2021):
| Qué recabar del proveedor | Para qué | Fundamento |
|---|---|---|
| CFDI de nómina de los trabajadores que le prestaron el servicio | Deducir el pago en ISR | Art. 27, fr. V, LISR |
| Recibo bancario del entero de las retenciones de ISR de esos trabajadores | Deducir el pago en ISR | Art. 27, fr. V, LISR |
| Pago de cuotas obrero patronales al IMSS | Deducir el pago en ISR | Art. 27, fr. V, LISR |
| Pago de aportaciones al Infonavit | Deducir el pago en ISR | Art. 27, fr. V, LISR |
| Declaración de IVA del proveedor y acuse de pago del periodo en que usted le pagó | Acreditar el IVA | Art. 5o, fr. II, LIVA |
El proveedor está obligado a entregarle esa documentación. Para el IVA hay plazo expreso: a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en que usted pagó la contraprestación. Si para entonces no la tiene, debe presentar una declaración complementaria que disminuya el IVA que acreditó (artículo 5o, fracción II, segundo párrafo, LIVA).
Pongamos que su empresa paga la factura de marzo el 20 de marzo. El proveedor tiene hasta el 30 de abril para entregarle su declaración de IVA de marzo con el acuse; si el 30 de abril no la tiene, el IVA de esa factura sale de su acreditamiento mediante complementaria.
ICSOE y SISUB: lo que presenta el proveedor cada cuatro meses
El proveedor, además, debe informar sus contratos de servicios especializados al IMSS (ICSOE) y al Infonavit (SISUB) cada cuatrimestre, a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre, con la relación de trabajadores asignados a cada cliente y copia de su registro ante la STPS (artículo 15 A de la Ley del Seguro Social, última reforma DOF 15-ene-2026, y artículo 29 Bis de la Ley del Infonavit, última reforma DOF 21-feb-2025). La ley no le exige a usted recabar esos acuses, pero pedirlos tras cada vencimiento es una forma sencilla de confirmar que usted figura como beneficiario y con los trabajadores que realmente le prestaron el servicio.
¿De qué responde su empresa si el proveedor incumple?
Responde solidariamente, en cuatro frentes y siempre respecto de los trabajadores que le prestaron el servicio:
- Laboral: por las obligaciones del contratista con esos trabajadores (artículo 14 LFT).
- IMSS: por las obligaciones de seguridad social incumplidas (artículo 15 A de la Ley del Seguro Social).
- Infonavit: por las obligaciones de la Ley del Infonavit incumplidas (artículo 29 Bis).
- Fiscal: por las contribuciones causadas a cargo de esos trabajadores (artículo 26, fracción XVI, del Código Fiscal de la Federación, última reforma DOF 9-abr-2026).
A eso se suma la multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) para quien se beneficie de una subcontratación contraria a los artículos 12 a 15 de la LFT (artículo 1004-C LFT). La misma multa aplica al proveedor que presta servicios sin registro.
Cuánto cuesta en impuestos no tener el expediente: un caso tipo
El efecto fiscal sale del artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación: los pagos por servicios especializados solo tienen efectos de deducción o acreditamiento si el contratista tiene registro REPSE y se cumplen los requisitos de la LISR y la LIVA. Sin registro o sin expediente, el gasto no se deduce y el IVA no se acredita.
Pongamos una subsidiaria mexicana de un grupo alemán que fabrica componentes y contrata a un tercero el mantenimiento especializado de sus sistemas de climatización por $250,000 mensuales más IVA. Las cifras son ilustrativas:
| Concepto | Con registro vigente y expediente completo | Sin registro o sin expediente |
|---|---|---|
| Gasto anual (12 × $250,000) | $3,000,000 deducibles | $0 deducibles |
| ISR que deja de ahorrar (30 %, art. 9 LISR) | — | $900,000 |
| IVA pagado al proveedor (16 %) | $480,000 acreditables | $480,000 no acreditables |
| Costo fiscal adicional | $0 | $1,380,000, más actualización y recargos |
El mismo cálculo vale con sus cifras: multiplique lo que pagó en el año a proveedores sin expediente completo por 30 % y súmele el IVA que les pagó. Ese es el monto que el SAT puede rechazarle en una revisión; en la guía sobre qué revisa una auditoría del SAT verá cómo llega a esas facturas.
La maquila de nómina no es subcontratación
Si su empresa delega en un despacho el cálculo y la administración de su nómina, sus trabajadores siguen siendo suyos: su empresa es el patrón, los da de alta ante el IMSS y paga sus cuotas. El despacho procesa la nómina; no pone personal a disposición de su empresa. Eso es lo que hacemos en nuestro servicio de maquila de nómina, y es distinto de contratar a un proveedor cuyos trabajadores le prestan un servicio especializado, que es el caso que exige el registro REPSE.
Un siguiente paso concreto: haga la lista de proveedores a los que pagó en los últimos doce meses por servicios prestados con personal del proveedor, consulte a cada uno en el padrón y marque los pagos de los que no tiene el expediente de la tabla anterior. Si quiere revisar esa lista con un socio, en español o en inglés, puede agendar una consultoría personalizada.
Contenido informativo; no constituye asesoría fiscal. Verifique su caso con un especialista.
